Laadittu: 1. joulukuu, 2025

Päivitetty: 1. joulukuu, 2025 

Tietosuojaseloste EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaisesti.

Rekisterinpitäjä

m.u.i.t.u Oy

Y-tunnus: 3471873-1

Kotipaikka: Helsinki

Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Nimi: Tony Schildt

Sähköposti: office@vullot.com

Rekisterin nimi

VULLOT Asiakasrekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelyn ensisijaisena perusteena on asiakkaan ja VULLOTin välinen sopimus, toimeksiannon täyttäminen sekä lakisääteiset velvoitteet (kuten kirjanpitolaki ja laki velan vanhentumisesta).

Henkilötietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin:

• Asiakassuhteen hoitaminen, palvelun tuottaminen ja yhteydenpito.
• Laskutus, maksujen valvonta ja perintä.
• Palvelun tietoturvallisuuden varmistaminen.

Tietoja ei käytetä suoramarkkinointiin tai profilointiin ilman asiakkaan erillistä suostumusta.

Rekisterin tietosisältö

Noudatamme tiukkaa tietojen minimointia. Asiakasrekisteriin tallennetaan vain hallinnollisen asiakassuhteen kannalta välttämättömät tiedot. Emme tallenna tähän rekisteriin arkaluonteisia toimeksiantotietoja tai tutkintaraportteja.

Tallennettavat tiedot:

• Yritysasiakkaat: Yrityksen nimi, Y-tunnus, posti- ja laskutusosoite, yhteyshenkilön nimi ja yhteystiedot (puhelin, sähköposti).
• Yksityisasiakkaat: Nimi, yhteystiedot (puhelin, sähköposti), posti- ja laskutusosoite.
• Asiakkuustiedot: Tilaushistoria, laskutustiedot ja maksusuoritukset.

Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot kerätään pääsääntöisesti rekisteröidyltä itseltään yhteydenoton tai tilauksen yhteydessä. Tietoja (kuten Y-tunnus ja osoite) voidaan tarkistaa ja päivittää julkisista rekisterilähteistä (esim. YTJ, väestötietojärjestelmä) tietojen oikeellisuuden varmistamiseksi.

Tietojen säilytysaika

Säilytämme tietoja vain niin kauan kuin on tarpeellista:

• Laskutus: Säilytetään kuusi (6) vuotta tilikauden päättymisestä (Kirjanpitolaki 2 luku 10 §).
• Sopimustiedot: Säilytetään reklamaatiovastuun vuoksi kolme (3) vuotta asiakassuhteen päättymisestä (Laki velan vanhentumisesta).
• Muu yhteydenpito poistetaan, kun perustetta säilytykselle ei enää ole.

Tietojen luovutukset ja siirrot

VULLOT ei luovuta tietoja ulkopuolisille markkinointitarkoituksiin. Tietoja voidaan siirtää kolmansille osapuolille vain seuraavissa tilanteissa:

• Palveluntarjoajat: Käytämme luotettuja IT- ja taloushallinnon kumppaneita, jotka käsittelevät tietoja erillisen sopimuksen puitteissa (esim. laskutusjärjestelmä).
• Viranomaiset: Mikäli laki tai viranomaismääräys sitä edellyttää.

Tietoja käsitellään ensisijaisesti Euroopan talousalueella (ETA).

Rekisterin suojauksen periaatteet

Asiakastietojen luottamuksellisuus on toimintamme ydin. Käytämme rekisterin hallinnassa finanssialan standardit täyttävää teknologiaa ja kumppaneita.

Tekninen suojaus:

• Vahva salaus: Kaikki tiedonsiirto ja tietojen säilytys on suojattu standardien mukaisilla salausalgoritmeilla.
• Suojattu pilviympäristö: Järjestelmät sijaitsevat turvallisissa datakeskuksissa, joita valvotaan ympäri vuorokauden (24/7) automaattisten hälytysjärjestelmien avulla.
• Pääsynhallinta: Pääsy rekisteriin on rajoitettu vain niille henkilöille, joiden työtehtävät sitä edellyttävät. Järjestelmään kirjautuminen vaatii monivaiheista tunnistautumista (MFA), jossa käytetään salasanojen lisäksi biometrisia tunnisteita tai vaihtuvia koodeja.
• Tapahtumalogit: Järjestelmä kerää lokitiedot käyttäjien toimenpiteistä väärinkäytösten estämiseksi ja jäljitettävyyden varmistamiseksi.
• Manuaalinen aineisto: Mahdollinen paperiaineisto säilytetään lukitussa tilassa, johon on pääsy vain asianosaisilla.

Evästeet

Sivustomme käyttää vain teknisesti välttämättömiä evästeitä palvelun toiminnan varmistamiseksi. Emme käytä evästeitä kohdennettuun mainontaan tai kolmansien osapuolten seurantaan ilman suostumusta.

Rekisteröidyn oikeudet

Sinulla on oikeus tarkastaa itseäsi koskevat tiedot, vaatia virheellisen tiedon oikaisua sekä pyytää tietojen poistamista (huomioiden lakisääteiset säilytysvelvoitteet). Kaikki tietosuojaa koskevat pyynnöt tulee osoittaa kirjallisesti: office@vullot.com